SHIWAKE¶
管理設定画面から、SHIWAKEの利用に関する設定を行うことができます。
※本ページでは、SHIWAKEの管理設定についてのみ記載します。
共通設定画面の設定方法については、導入ガイドの「サービスアカウントの登録」をご参照ください。
※SHIWAKEの利用を始めるには、共通設定画面とSHIWAKEの初期設定が必要です。
「初期設定ガイド」「SHIWAKE導入設定ガイド」をご参照の上、初期設定を完了させてください。
- Teams管理者もしくはグローバル管理者でサインインすると、TeamFactory トップページに「設定」アイコンが表示されます。
「設定」アイコンをクリックすると、管理画面に遷移します。
※ヘッダーの機能切り替えリストから「CONFIG」を選択することでも、管理画面への遷移が可能です。 -
管理設定メニューから、目的のメニューを選択します。
各画面では、それぞれ以下の設定を行うことができます。
[管理設定メニュー]
画面 概要 通知設定 指定の条件を満たすと送信される通知の宛先を設定することができます。
通知設定の設定方法については、「通知設定」「通知先リストの設定」をご参照ください。操作ログ 操作ログ画面に遷移します。
SHIWAKE内で行った操作の履歴を確認することができます。 -
設定画面に遷移後、運用に即した設定を行います。
通知設定¶
指定の条件を満たすと、通知先に以下5種の通知メールが送信されます。
通知メールは、いずれも「TeamFactory<no-reply-TeamFactory@bbsystem.co.jp>」から送信されます。
※通知先の設定方法については、「通知先リストの設定」をご参照ください。
| 種類 | 概要 |
|---|---|
| 利用確認 | 最終利用日から指定した日数が経過したチームがあると、「利用確認通知メール」が送信されます。 指定日数は、「最終利用日からの経過日数(日)」に数値を入力することで設定できます。
|
| アーカイブ通知 | 最終利用日から指定した日数が経過したチームがあると、アーカイブ対象となるチームを記載した「アーカイブ通知メール」が送信されます。 アーカイブ通知送信日から利用がないまま30日経過すると、自動で該当のチームのアーカイブ処理が実行されます。 アーカイブ処理の実行履歴は、操作ログに記録されます。 指定日数は、「最終利用日からの経過日数(日)」に数値を入力することで設定できます。 ※「最終利用日からの経過日数(日)」には、利用確認の指定日数より大きい数値を設定してください。
|
| アーカイブ | アーカイブ通知の設定により、該当チームのアーカイブ処理が実行されると、「アーカイブ実行通知メール」が送信されます。 アーカイブ通知がオンの場合にのみ設定可能です。
|
| 削除通知 | 最終利用日から指定した日数が経過したチームがあると、削除対象となるチームを記載した「削除通知メール」が送信されます。 削除通知送信日から利用がないまま30日経過すると、自動で該当のチームの削除処理が実行されます。 削除処理の実行履歴は、操作ログに記録されます。 指定日数は、「最終利用日からの経過日数(日)」に数値を入力することで設定できます。 ※「最終利用日からの経過日数(日)」には、利用確認・アーカイブ通知の指定日数より大きい数値を設定してください。
|
| 削除 | 削除通知の設定により、該当チームの削除処理が実行された際に「削除実行通知メール」が送信されます。 削除通知がオンの場合にのみ設定可能です。
|
通知メールの内容は、既定もしくはカスタマイズから選択できます。
| 種類 | 概要 |
|---|---|
| 通知メール | 通知メールの内容を選択します。 既定では「既定」が選択されています。
|
各種通知は、既定で無効に設定されています。
有効に設定した通知のみ実行されるため、以下の手順で設定を行います。
- 有効にしたい通知のトグルボタンをオンに切り替えます。
- 設定が有効になると、「最終利用日からの経過日数(日)」テキストボックスに数値が入力できるようになります。
通知を行う日数を設定します。9999日まで入力可能です。
※利用確認通知のみ、カンマ区切りで数値を入力することで、最大5つまでの日数を設定することができます。
複数設定する場合は、小さい数から順に入力してください。
- 「通知先リストの設定」をご参照の上、通知先を設定します。
- 「更新」ボタンをクリックすると、通知設定を保存します。
「キャンセル」ボタンをクリックすると、変更内容を破棄します。
※経過日数をの設定を変更すると、翌日のメール送信処理で同様の通知が再送される場合があります。
アーカイブ済のチームが、再度アーカイブ通知の対象となることがあります。
例：10日間利用していないチームが存在する状態で、利用確認の日数設定を「5,10,15」から「10,20,30」日に変更する
・ 通知メール
通知メールの件名・本文は、組織ごとに設定することができます。
以下の手順で設定を行います。
- 編集したい通知の、通知メールアイコンをクリックします。
- 通知メール編集画面が開きます。
既定では「既定」が選択されています。
-
「カスタマイズ」を選択し、件名・本文に通知メールの内容を入力します。
件名・本文に以下の記載がある場合は、該当のチーム名と経過日数に自動的に置換されます。指定文字列 置換後の文字列 {チーム名} 該当チームのチーム名 {経過日数} 最終利用日からの経過日数 -
「更新」ボタンをクリックします。
通知先リストの設定¶
「通知設定」で有効にした通知の通知先を設定します。
-
通知メールを送信したいユーザーを選択し、トグルボタンをオンに切り替えます。
- チーム所有者：
通知対象となるチームの所有者宛に、通知メールを送信します。 - 通知先リストの個人ユーザー：
該当するユーザー宛に、通知メールを送信します。
通知先リストで無効に設定されているユーザーには、通知メールは送信されません。
※通知先リストに通知メールを送信したいユーザーが表示されていない場合は、「通知先リストの追加」をご参照ください。
2. 「更新」ボタンをクリックすると、通知先設定を保存します。
「キャンセル」ボタンをクリックすると、変更内容を破棄します。
- チーム所有者：
・ 通知先リストの追加
通知先リストに表示されるユーザーは、通知設定画面から追加することができます。
- 「アカウント追加」アイコンをクリックします。
- ユーザー選択画面が開きます。
-
通知先の追加は、「ユーザー選択」もしくは「直接入力」から実施することができます。
タブを切り替えて、利用する画面を開きます。
-
ユーザー選択：
テキストボックスをクリックすると、サインインユーザーと関連の深いユーザーが表示されます。
テキストボックスに検索条件を入力すると、表示名・メールアドレスでユーザーを検索することができます。
通知先に追加したいユーザーを選択し、「追加」ボタンをクリックすると、該当のユーザーのメールアドレスが通知先リストに追加されます。
「×」アイコンをクリックすると、選択したユーザーを追加せずに、ユーザー選択画面を閉じます。
-
直接入力：
「メールアドレス」のテキストボックスに、追加したいユーザーのメールアドレスを入力します。
メールアドレスを入力した状態で「追加」ボタンをクリックすると、該当のメールアドレスが通知先リストに追加されます。
「;(セミコロン)」で区切ると、複数のゲストユーザーを同時に追加することができます。
「×」アイコンをクリックすると、入力したメールアドレスを追加せずに、ユーザー選択画面を閉じます。
-
ユーザー選択：
-
追加したユーザーは、通知先リストの末尾に追加されます。
追加したユーザーの通知は、既定で有効に設定されています。
- 「更新」ボタンをクリックすると、通知先リストを保存します。
「キャンセル」ボタンをクリックすると、通知先リストの変更を破棄します。
・ 通知先リストの削除
通知先リストに表示されるユーザーは、通知設定画面で削除することができます。
- 通知先リストから削除したいユーザーのチェックボックスをオンにします。
複数のユーザーを選択することも可能です。
- 「登録解除」アイコンをクリックすると、通知先リストから該当のユーザーが削除されます。
- 「更新」ボタンをクリックすると、通知先リストを保存します。
「キャンセル」ボタンをクリックすると、通知先リストの変更内容を破棄します。
